Personvernerklæring for sameiet
Innhold
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hvilken informasjon samler vi inn
2. Utlevering av personopplysninger til andre
3. Lagringstid
4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
5. Klager
6. Endringer
1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hvilken informasjon samler vi inn
Som sameie er vi pliktig til å følge lovregler som blant annet finnes i sameigelova. I medhold av sameiegelova har vi også utarbeidet vedtekter for sameiet som vi må følge. Utgangspunktet vårt er at vi ikke skal behandle flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle behandlingens formål. Vi skal også så langt mulig unngå å behandle særskilte (sensitive) personopplysninger. Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi har om deg.
Personopplysninger om sameiere:
Opplysningene som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse (eierseksjonsloven), samt for å ivareta sameiets interesse av forsvarlig drift av sameiet. Eksempler på formål kan være avholdelse av årsmøte, fakturering av felleskostnader og oppfølgning av mislighold o.l. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede
interessen.
Personopplysninger om leietakere:
Opplysningene som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse. Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (eierseksjonsloven) samt ivareta sameiets interesse av forsvarlig drift av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.
Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere:
Opplysninger som behandles er navn, epostadresse, telefonnummer og evt. annen
kontaktinformasjon som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining.
Behandlingen er nødvendig for drift av sameiet, inkludert for å ivareta beboernes
sikkerhet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det
slik at personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.
Utlevering av personopplysninger til andre
Sameiet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.
Sameiet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på sameiets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:
- Solibo
- Microsoft
- Telenor
- PalGate
- Salto
- Automatikk Service
Lagringstid
Sameiet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål
personopplysningene ble samlet inn for.
I henhold til eierseksjonsloven skal det føres årsmøteprotokoll og protokoll over
styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.
Tilgang og sikring av opplysningene
Sameiet skal sørge for forsvarlig oppbevaring av personopplysninger slik at ikke uvedkommende har tilgang til dem. Pc, mobiltelefon og andre plattformer hvor det lagers informasjon har passordbeskyttet tilgang.
All korrespondanse, avtaler og andre dokumenter skal primært arkiveres i styreportalen.
Rettigheter for de registrerte
Personene sameiet har registrert opplysninger om, kan i utgangspunktet ha rett til å kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer informasjon om rettigheter finnes på http://www.datatilsynet.no.
Rutine for sikkerhetskameraer i sameiet
Oppføring av sikkerhetskameraer er besluttet i vedtektene.
Sameiet Trondheimsveien 139 har sikkerhetskameraer fordelt på følgende lokaliteter.
Beskrivelse av overvåkningen
- I og utenfor garasjeanlegg med innkjøring fra Sinsenveien.
- Samtlige oppganger
Kameraene er digitale og tar opp kun bilder for lagring inntil 7 døgn før sletting. Kameraene er på 24/7 og er kontinuerlig i bruk. Monitorer knyttet til
sikkerhetskameraene er plassert i avlåst rom.
Formålet med sikkerhetskameraer og behandlingsgrunnlag
Sikkerhetskameraene benyttes for formål å forebygge og oppklare innbrudd, hærverk og annen ordensforstyrrelse. Overvåkningen anses lite belastende for beboere, gjester og andre besøkende og finner behandlingsgrunnlag i Personvernforordningen art. 6, nr. 1 bokstav f.
Informasjon og varsling
Beboere og andre berørte er informert om overvåkningen og denne rutinen ved skilting. Sikkerhetskameraene er varslet med skilt ved inngangen til alle områder som blir
overvåket. Ved flytting av kameraer eller oppføring av nye kameraer skal det kontrolleres at overvåket område er tilstrekkelig skiltet. Ansvaret for oppfølging av dette er delegert til Automatikk Service. Enhver som er avbildet, har i tillegg rett til å få informasjon i tråd med personvernforordningen art. 13, herunder informasjon om formålene med behandlingen av personopplysningene (sikkerhetskameraene), det rettslige grunnlaget for behandlingen og
hvor lenge opptakene lagres.
Sletting
Opptak slettes normalt en uker etter at opptakene er gjort. Hvis det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker, vil opptakene bli lagret i inntil 30 dager. Sletting skjer automatisk ved at bildene slettes. Ansvaret for den praktiske gjennomføringen av sletting er delegert til Automatikk Service.
Fremgangsmåte for bruk av bilder/opptak for de nevnte formål
Dersom det oppstår situasjoner som gir grunnlag for å hente ut bilder/opptak fra sikkerhetskameraene, skal dette håndteres av Styret. Bildene/opptakene kan da kopieres over på et egnet medium for videre bruk. Kopiene av bilder/opptak fra overvåkningen kan lagres dersom videre lagring oppfyller vilkårene i personvernforordningen art. 6 og evt. art. 9.
Bilder/opptak skal lagres hos Styret slik at de ikke kommer uvedkommende i hende. Kun personer som har saklig behov, kan få tilgang på bilder/opptak. Bildene/opptakene kan i anledning oppfølging av konkrete forhold overleveres til advokat eller annen rådgiver som behandler saken på vegne av Styret. Dette er ikke å anse som en utlevering av personopplysninger. Bildene/opptakene kan utleveres til politiet i tilknytning til eventuell anmeldelse av forholdet.
Innsyn
Enhver som er avbildet på opptakene har rett til innsyn i bilder/opptak av seg selv. Innsyn er alltid gratis/kostnadsfritt for den avbildede. Dersom bildene/opptakene også viser andre enkeltpersoner må bildene/opptakene sladdes eller samtykke fra de øvrige avbildede innhentes før innsyn gis. Innsyn skal gis uten ubegrunnet opphold. Mottatt krav om innsyn gir ikke i seg selv grunnlag for utvidet lagringstid. Innsyn må derfor gis så snart at slettefristene kan overholdes. Innsynet gis ved at den avbildede får tilgang til å se opptak
hos Styret. Ansvaret for den praktiske håndteringen av innsyn er delegert til Styret.
Utlevering
Bilder/Opptak fra sikkerhetskameraene skal ikke utleveres til utenforstående uten de avbildedes samtykke. Unntak gjelder for utlevering til politiet ved etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker og tilfeller der utleveringen følger av lov. Den som ønsker bilder/opptak utlevert må godtgjøre overfor Styret at det finnes et lovlig grunnlag for utleveringen før utlevering kan finnes sted. Eventuelle samtykker skal fremlegges skriftlig og angi hva som kan utleveres og til hvem og være signert av den avbildede. Utlevering
innebærer at kopi av bilde/opptak utleveres i egnet format. Originalene beholdes av og er gjenstand for sletting etter reglene for dette. Bilder/opptak skal aldri legges ut på Intranett, Internett eller benyttes i oppslag. Ansvaret for den praktiske håndteringen av utlevering er delegert til Styret.
Evaluering
Sikkerhetskameraene og denne rutinen skal evalueres jevnlig/hvert annet år, samt dersom det skjer endringer som får betydning for denne rutinen. Ansvarlig for evalueringen er Styret.
Oslo, 10 Juni 2026
Styret